jaké osobní údaje o vás shromažďujeme? proč potřebujeme vaše osobní údaje? jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

jaké osobní údaje o vás shromažďujeme?

Pokud jste agenturním zaměstnancem dočasně přiděleným k výkonu práce u některého z našich klientů, můžeme zpracovávat tyto Vaše osobní údaje:

  • Identifikační údaje – Vaše jméno, kontaktní údaje (včetně adresy trvalého nebo přechodného bydliště, telefonního čísla domů a mobilního telefonního čísla, soukromé emailové adresy), občanství a zemi trvalého pobytu, datum a místo narození, (ve výjimečných případech) pohlaví, podpis a jazyky, které ovládáte.
  • Profesní informace – můžeme zpracovávat osobní údaje související s Vaší prací, včetně (bez omezení) Vašeho pracovního zařazení, popisu a umístění, Vašeho oddělení, profesní emailové adresy, úrovně podávání zpráv a statusu zaměstnání (plný/částečný úvazek apod.).
  • Finanční informace – finanční informace včetně (bez omezení) čísla bankovního účtu, bankovních údajů a DIČ.
  • Mzdové informace – můžeme zpracovávat informace o Vaší mzdě, zejména o pravidelných platbách, benefitech a Vašich bonusech.
  • Informace související s pracovním výkonem – informace související s pracovním výkonem, zejména (bez omezení) informace o Vašich hodnocení výkonnosti.
  • Disciplinární informace – informace související s disciplinárními opatřeními, která mohla být vůči Vám podniknuta.
  • Informace o stížnostech – Abychom usnadnili nahlašování stížností a (údajného) pochybení v rámci skupiny Randstad, vytvořili jsme za tímto účelem speciální kanály, kde mohou zainteresované strany vyjádřit nespokojenost, a tak buď prostřednictvím nahlašovacích mechanismů na úrovni místních společností skupiny Randstad, nebo, pokud jde o závažný přečin (včetně whistleblowingu), na Linku integrity, což je nahlašovací mechanismus skupiny Randstad. Kdykoli obdržíme stížnost na (údajné) pochybení, můžeme zpracovávat osobní údaje související se stěžovatelem, dalších jednotlivců zmíněných ve stížnosti a osoby či osob, které jsou předmětem stížnosti nebo jejího vyšetřování. 
  • Identifikátory vydané vládou – identifikátory vydané vládou, zejména (bez omezení) rodné číslo a číslo sociálního zabezpečení, jak je vyžadováno ze zákona.
  • Životopis a další náborové informace – Váš životopis a další relevantní informace (jako Vaše fotografie, poznámky z pohovoru a informace obsažené v motivačním dopise nebo jakožto součást pracovního pohovoru).
  • Údaje o cestách a souvisejících výdajích – informace o cestách a ubytování a souvisejících výdajích, zejména (bez omezení) cestovních itinerářích, ubytovacích zařízeních a věrnostních programech.
  • Informace, které se rozhodnete s námi sdílet, a obsah naší komunikace – informace, které se rozhodnete s námi sdílet, zejména informace, které sdílíte při používání IT podpory nebo volání na zákaznickou linku, a informace, které mohou být předány během Vašeho používání webové kamery, když s námi komunikujete.
  • Informace o vozidle v souvislosti s Vašimi pracovními cestami – informace o Vašem osobním či firemním voze, zejména (bez omezení) registrační značka, parkovací lístky a pokuty za dopravní přestupky.
  • Fotografie a videozáznamy – během účasti na externích či interních událostech, setkáních, konferencích či dalších událostech můžeme zpracovávat fotografie či videa s Vaší osobou. Dále je můžeme zpracovávat pro marketingové účely.
  • Členství v odborech – údaje potvrzující členství v odborových organizacích.
  • Rodinní příslušníci a závislé osoby v souvislosti s daňovými účely - informace vztahující se k Vaší rodině a závislým osobám.
  • Záznam z CCTV kamery – můžeme zpracovávat záznamy s Vaší osobou, které získáme prostřednictvím našich systémů kamerového monitoringu CCTV.
  • Výsledky průzkumů – můžeme zpracovávat Vaše odpovědi na otázky v zaměstnaneckých průzkumech.
  • Informace související s používáním zařízení a softwaru společnosti Randstad a přístupu k síti Randstad – můžeme zpracovávat informace související s tím, jak používáte naše zařízení, software a sítě, zejména (bez omezení) historii prohlížení, používání emailu, internetu a sociálních sítí, ať již na pracovišti, na našem zařízení nebo jiným způsobem na našich sítích.
  • Informace o návštěvách – při vstupu do našich prostor můžeme z bezpečnostních důvodů shromažďovat údaje jako Vaše jméno a příjmení, kontaktní údaje, registrační značku vozidla, vyžadovat doklad totožnosti apod. Pokud je to ze zákona povinné, můžeme Vás ze zdravotních a bezpečnostních důvodů požádat i o poskytnutí informací o Vašem zdravotním stavu (včetně informací týkajících se virových infekcí, chřipky apod.).
  • Zvláštní kategorie údajů, například: 
    • Zdravotní informace – zdravotní informace, zejména údaje týkající se zranění a míry vystavení riziku, hlášení nehod, handicapů, onemocnění, nepřítomnosti a mateřské dovolené v souladu se zákonnými požadavky, výsledky testů na COVID-19 vyžadovaných právními předpisy.

V rozsahu, v jakém tyto zvláštní kategorie údajů zpracováváme, budeme tyto údaje chránit, zabezpečovat a používat způsobem, který je v souladu s tímto oznámením a příslušnými právními předpisy.

  • Informace o obchodních sankcích, které se Vás týkají – můžeme ověřovat, zda jste politicky exponovaná osoba, speciálně určený státní příslušník (SDN) nebo se na Vás jiným způsobem vztahují sankce podle příslušných zákonů či nařízení.
  • Informace o uživateli – identifikační údaje uživatele, místo výkonu Vaší práce, kontaktní údaje uživatele, informace z a o dohodě o Vašem dočasném přidělení včetně informací o srovnatelném zaměstnanci uživatele. 
  • Smlouva: typ smlouvy

Pokud jste nezaopatřeným dítětem našeho agenturního zaměstnance, daňovým poplatníkem, který rovněž vyživuje takové dítě (vedle našeho agenturního zaměstnance), nebo manželem/manželkou našeho agenturního zaměstnance (souhrnně "rodinní příslušníci našich agenturních zaměstnanců"), můžeme o Vás zpracovávat tyto osobní údaje:

  • Identifikační údaje – Vaše jméno, adresu trvalého bydliště
  • Profesní informace – pokud jste daňový poplatník, který zároveň podporuje děti našeho agenturního zaměstnance, můžeme zpracovávat informace o Vašem zaměstnavateli.
  • Identifikátory vydané vládou – rodné číslo
  • Zvláštní kategorie údajů, například: 
    • Zdravotní informace – pokud jste nezaopatřené dítě nebo manžel/manželka našeho agenturního zaměstnance, můžeme zpracovávat informace o tom, zda jste držitelem průkazu ZTP/P.

Poskytnutí většiny těchto údajů je zákonným nebo smluvním požadavkem, protože bez nich naše společnosti nemohou plnit své zákonné nebo smluvní povinnosti. Vaše osobní údaje mohou být získány:

  • přímo od Vás.
  • nepřímo od Vás, tj. od státních orgánů (např. informace o Vašem exekučním nebo insolvenčním řízení) nebo od našeho agenturního zaměstnance, pokud jste jeho rodinným příslušníkem.

V druhém případě Vás budeme informovat o účelu a zdrojích údajů, které používáme, když s Vámi budeme komunikovat v souvislosti s pracovní smlouvou, resp. dohodou o pracovní činnosti agenturního zaměstnance, nebo v každém případě do jednoho měsíce od okamžiku, kdy Vaše údaje nepřímo získáme. Výjimkou jsou případy, kdy by poskytnutí těchto informací způsobilo nepřiměřené úsilí. V takovém případě můžeme přijmout alternativní opatření na ochranu Vašich práv a svobod.

proč potřebujeme vaše osobní údaje?

Uzavření pracovní smlouvy a výkon zaměstnání (včetně realizace dočasného přidělení)

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností

Obecné účely řízení a správy lidských zdrojů (včetně řízení pracovní síly)

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění zákonných povinností v oblasti zaměstnanosti a sociálního zabezpečení

Odměňování, mzdové účetnictví a úhrada nákladů (včetně výkaznictví a vyúčtování klientům)

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění zákonných povinností v oblasti zaměstnanosti a sociálního zabezpečení/daňových povinností

Pojištění, penzijní a jiné dávky

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění zákonných povinností v oblasti zaměstnanosti a sociálního zabezpečení

Uplatnění nároku na daňovou úlevu nebo jiné daňové zvýhodnění

Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností vyplývajících ze zákona o dani z příjmu, pokud si přejete uplatnit daňový odpočet nebo jiné daňové zvýhodnění.

Řízení výkonu, rozvoj kariéry a školení

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří rozvoj a vzdělávání zaměstnanců

Fleet management

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří ochrana našeho majetku

Řízení disciplinárních řízení a stížností, vyšetřování, odvolání (včetně vyřizování stížností) a vyřizování oznámení prostřednictvím Postupu oznamování nevhodného chování

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, které zahrnují ochranu majetku společnosti, ochranu jejích právních zájmů a správu právních nároků/sporů a vyřizování hlášení o případných oznámení nevhodného chování ve společnosti Randstad nebo ve vztahu ke společnosti Randstad

Řízení sporů a vedení soudních sporů

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, které zahrnují ochranu majetku společnosti, ochranu jejích právních zájmů a správu právních nároků/sporů 

Řízení bezpečnosti a ochrany zdraví

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění zákonných povinností v oblasti zaměstnanosti a sociálního zabezpečení

Řízení dovolených, odchodů a jiných nepřítomností

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří zvyšování efektivity na pracovišti a řádný výkon její činnosti

Dodržování pracovněprávních předpisů, daňových předpisů a předpisů o sociálním zabezpečení a dalších právních nebo regulačních požadavků (např. požadavků na rovné příležitosti a rozmanitost na pracovišti)

Zpracování je nezbytné pro dodržování pracovněprávních předpisů a plnění našich právních povinností vyplývajících z pracovněprávních, daňových a sociálně právních předpisů a dalších právních předpisů

IT podpora

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří ochrana našeho majetku a zajištění bezpečnosti našich informačních systémů

Pro účely zařízení, bezpečnosti a plánování pro případ mimořádných událostí

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří ochrana našeho majetku, našich zařízení, informačních systémů a zaměstnanců

Optimalizace používání sítě a zařízení a související bezpečnostní kontroly (včetně přístupu do firemní sítě a ověřování)

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří ochrana našeho majetku a zajištění bezpečnosti našich informačních systémů

Prevence, odhalování a vyšetřování podvodů a jiných trestných činů a dodržování sankčních režimů (včetně identifikace politicky exponovaných osob, speciálně označených státních příslušníků a prověřování podle sankčních seznamů)

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, které zahrnují ochranu majetku společnosti, ochranu jejích právních zájmů a řešení právních nároků/sporů; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností (včetně případů, kdy úřady nebo správní orgány požadují informace o agenturním zaměstnanci)

Řízení mimořádných událostí a katastrof

Na základě oprávněného zájmu společnosti Randstad, který zahrnuje zajištění bezpečnosti talentů; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností

Řízení přemístění, mobility a cestování



 

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří zvyšování efektivity na pracovišti a řádný výkon její činnosti; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností

Elektronická komunikace mezi Vámi a námi (včetně zasílání výplatních pásek emailem a plnění našich souvisejících právních povinností)

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří zvyšování efektivity komunikace s agenturními zaměstnanci dočasně přidělenými k výkonu práce u uživatele a řádný výkon její činnosti

Kontaktování prostřednictvím Vašeho soukromého telefonního čísla v naléhavých případech

Ke zpracování Vašich osobních údajů za tímto účelem může dojít, pokud jste k takovému zpracování udělili souhlas

Sledování a prosazování dodržování zásad a postupů společnosti Randstad

Pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří ochrana našeho majetku a zajištění bezpečnosti našich informačních systémů; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností

Sledování a vymáhání dodržování právních povinností, které se na nás vztahují (včetně požadavků stanovených ve Vaší smlouvě s námi)

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří ochrana majetku společnosti, ochrana jejích právních zájmů a řízení právních nároků/sporů; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro splnění našich právních povinností

Průzkumy mezi zaměstnanci, statistické účely

Na základě našeho oprávněného zájmu provádět průzkumy mezi našimi agenturními zaměstnanci, abychom lépe porozuměli jejich potřebám, zlepšili naše služby a vybudovali a udržovali dobré vztahy s našimi agenturními zaměstnanci a s klienty, u nichž naši agenturní zaměstnanci pracují

Události

Na základě našeho oprávněného zájmu pořádat akce, abychom lépe budovali a udržovali dobré vztahy s komunitou agenturních pracovníků a s klienty, u kterých naši agenturní pracovníci pracují

Zveřejnění Vašich fotografií pro marketingové účely

Ke zpracování Vašich osobních údajů za tímto účelem může dojít, pokud jste k takovému zpracování udělili souhlas

Správa členství zaměstnanců v profesních sdruženích

Zpracování je nezbytné pro plnění pracovní smlouvy agenturního zaměstnance; a/nebo

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří zvyšování efektivity na pracovišti a řádný výkon její činnosti

Pro provádění interních a externích auditů

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří zvyšování efektivity na pracovišti a řádný výkon její činnosti, včetně dodržování zákonů a předpisů

Provádění podnikových transakcí (včetně fúzí, akvizic a prodejů)

Zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů společnosti Randstad, mezi které patří zájem společnosti Randstad rozvíjet své podnikání prostřednictvím fúzí, akvizic a prodejů.

Přímý marketing

Ke zpracování Vašich osobních údajů za tímto účelem může dojít, pokud jste k takovému zpracování udělili souhlas.

Pokud jste rodinným příslušníkem našich agenturních zaměstnanců, mohou naše společnosti zpracovávat Vaše osobní údaje pouze pro účely uvedené níže:

 

Uplatnění daňového odpočtu nebo jiného daňového zvýhodnění

Zpracování je nezbytné pro splnění našich zákonných povinností vyplývajících ze zákona o dani z příjmu, pokud si náš agenturní zaměstnanec přeje uplatnit daňový odpočet nebo jiné daňové zvýhodnění

 

jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Pokud je zpracování založeno na souhlasu, můžeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu, na kterou jste nám udělili souhlas, pokud tento souhlas neodvoláte. Pokud zpracování není založeno na souhlasu, budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu trvání pracovní smlouvy, resp. dohody o pracovní činnosti agenturního zaměstnance a po jejím skončení dále po dobu zákonné promlčecí lhůty nebo případné povinné archivační lhůty. Vaše osobní údaje můžeme uchovávat i po uplynutí této doby, pokud je to nezbytné v souvislosti s jakýmkoli skutečným nebo potenciálním sporem (např. potřebujeme tyto osobní údaje k prokázání nebo obhajobě právních nároků); v takovém případě budeme Vaše osobní údaje uchovávat až do ukončení takového sporu; a/nebo abychom mohli splnit jakoukoli zákonnou nebo regulační povinnost (např. pro daňové nebo důchodové účely); v takovém případě budeme Vaše osobní údaje uchovávat po dobu, kterou tato povinnost vyžaduje